不採用通知メールを改善して採用ブランドを高める｜キャリアリレーが生む新しい候補者体験

更新日: 2025年11月2日 | カテゴリ: 採用DX・採用体験改善

はじめに：不採用通知は「終わり」ではなく「関係の始まり」へ

採用活動において、最も繊細で重要な瞬間の一つが「不採用通知」です。 多くの企業では、形式的なお祈りメールで終わってしまうことが多く、候補者にとっては“拒絶の瞬間”になってしまいがちです。

しかし近年では、不採用通知の質が企業の採用ブランドや候補者体験（Candidate Experience）を大きく左右する時代になっています。 この記事では、不採用通知メールの改善ポイントと、キャリアリレーを活用した新しい関係構築の形について解説します。

なぜ不採用通知が重要なのか？

不採用通知は、応募者にとって「企業との最後の接点」です。 その印象が悪ければ、SNSや口コミでネガティブな評判が拡散されるリスクがあります。 逆に、誠実で思いやりのある対応を行えば、「今回は縁がなかったけれど良い会社だった」と好印象を残すことができます。

特に採用難の現代では、不採用者こそ未来の候補者。 いつか再応募してくれる可能性や、知人を紹介してくれる可能性もあります。 不採用通知を「別れのメール」ではなく「次につながるコミュニケーション」として設計することが求められています。

よくある不採用通知の課題

• テンプレートのまま送られ、感情が感じられない
• 連絡が遅く、応募者が放置された印象を持つ
• 理由が曖昧で納得感がない
• 「またご縁がありましたら」と書かれていても、再応募の導線がない

このような対応では、せっかくの候補者との関係が一方的に断ち切られてしまいます。 改善のポイントは、候補者をリスペクトし、次の機会を提供する姿勢です。

不採用通知メール改善の5つのポイント

① 迅速な対応で誠実さを伝える

選考結果をできるだけ早く伝えることは、候補者への最大の礼儀です。 返信が遅れると「軽視されている」と感じる候補者も多いため、結果が出次第すぐに連絡を行いましょう。

② 個別性のあるメッセージを添える

定型文ではなく、面接内容や応募理由に少しでも触れることで、「自分のことを見てくれた」と感じてもらえます。 たとえば、「〇〇の経験をお持ちで大変印象的でした」といった一文を加えるだけで印象が変わります。

③ 感謝と応援の言葉を入れる

「数ある企業の中から弊社を選んでくださり、ありがとうございました」という感謝の言葉を明確に入れましょう。 候補者の努力を労う姿勢は、企業の誠実さを伝えます。

④ 再応募・紹介の導線を設ける

不採用者の中にも「別のポジションならマッチする人材」が少なくありません。 「今後の募集で再度ご応募いただけると嬉しいです」と明示し、採用ページや採用CRMへのリンクを添えることで関係が続きます。

⑤ キャリアリレーで“つながり続ける”選択肢を提供

不採用者との関係を完全に断ち切らず、他社と連携して次のキャリア機会を提供するのが「キャリアリレー」の特徴です。 不採用者を単なる“離脱者”ではなく、“次の企業で輝ける人材”として扱う姿勢が、企業の採用ブランドを高めます。

キャリアリレーが実現する“不採用者との新しい関係”

キャリアリレーは、「不採用者を資産に変える」新しい採用支援の仕組みです。 不採用になった候補者を、他社の求人ニーズとマッチングすることで、企業間で人材を循環させます。

企業にとっては、丁寧な不採用対応を通じてブランド価値を守りながら、他社への紹介で信頼関係を築くことが可能です。 候補者にとっては、「不採用で終わらない採用体験」を得られるという大きな価値があります。

不採用 = 終わりではなく、“新しいスタート”へ。 キャリアリレーはその架け橋となります。

改善された不採用通知メールの例

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めましたが、今回はご希望のポジションにおいて
ご期待に沿えない結果となりましたことをお知らせいたします。

面接では〇〇に関するご経験やお考えをお伺いでき、
弊社としても大変刺激を受けました。感謝申し上げます。

また、今後弊社の新たなポジションが開設された際は
ぜひ再度ご応募いただけますと幸いです。

加えて、弊社が運営する「キャリアリレー」を通じて、
他社の採用情報をご案内できる場合もございます。
もしご希望があれば、ぜひご登録ください。
👉 https://career-relay.jp

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
採用担当
    

このように、感謝と応援、再接続の導線を組み込むことで、不採用メールは企業の信頼を高める“ブランドメッセージ”へと変わります。

まとめ：不採用通知は「断り」ではなく「信頼づくり」

採用活動における“不採用通知”は、候補者に最も強い印象を残す場面の一つです。 その一通のメールを通して、企業の人間らしさ・誠実さ・思いやりが伝わります。

キャリアリレーのような仕組みを組み合わせれば、企業は「採用に失敗する」のではなく、「人と企業をつなぎ続ける」存在へと進化できます。 不採用対応を変えることこそ、採用ブランド向上の最短ルートなのです。

執筆：キャリアリレー編集部