採用担当者の工数削減を実現する方法｜自動化とキャリアリレーで生まれる新しい採用の形

採用担当者の仕事は、応募受付、面接調整、社内調整、メール対応、データ整理――と多岐にわたります。
限られた人員で大量の応募をさばかなければならず、現場は常に時間に追われています。

こうした課題を解決するキーワードが「工数削減」と「採用DX（自動化）」。
さらに、近年注目されているキャリアリレーを組み合わせることで、応募者対応の“最後の工程”まで効率化できるようになりました。

本記事では、採用担当者の工数を削減する具体策と、自動化・キャリアリレーを活用した新しい採用モデルを紹介します。

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採用担当者の工数が増える主な原因

まず、採用現場で工数が増える主な要因を整理します。

応募情報の手動入力や整理に時間がかかる
候補者とのメール往復（面接日程調整など）が多い
選考進捗をExcelなどで手動管理している
不採用通知などの定型連絡も個別対応が必要
社内共有や面接官調整に時間を取られる

つまり、「反復的・単純作業」が多いことがボトルネックになっています。
この部分を自動化できれば、採用担当者の時間を大幅に削減することが可能です。

工数削減を実現する3つのアプローチ

① 採用管理システム（ATS）による情報一元化

応募者情報の入力や管理を自動化する採用管理システム（ATS）の導入は、工数削減の第一歩です。
応募データが自動で取り込まれ、ステータス更新や社内共有もワンクリックで完了します。

これにより、担当者は手動でデータ整理をする必要がなくなり、業務時間を大幅に圧縮できます。

② 面接日程調整・連絡の自動化

応募者との日程調整にかかるメールのやり取りは、採用業務の中でも最も時間を取られる工程です。
GoogleカレンダーやOutlookと連携できる自動調整システムを導入すれば、候補者が自分で空き時間を選択でき、メール往復が不要になります。

日程調整だけでも、1人あたり10分×100人＝約17時間分の工数削減につながります。

③ 不採用対応をキャリアリレーで自動化

意外と見落とされがちなのが、不採用者への連絡業務です。
多くの企業では「お祈りメール」を1件ずつ送っており、地味ながら大きな負担となっています。

この工程を自動化し、かつ応募者満足度を高める方法がキャリアリレーの導入です。

キャリアリレーとは？

キャリアリレーは、企業が不採用者10人を人材紹介会社に紹介することで、1人分の採用支援を無料で受けられる新しい仕組みです。
導入の手間はほとんどなく、企業はお祈りメールに専用URLを1行追加するだけで導入できます。

応募者がリンクをクリックすれば、キャリア支援を受けられます。
企業は不採用者にも次のチャンスを提供でき、応募者満足度を高めながら工数を削減できます。

導入の流れ

キャリアリレーに登録
お祈りメールのテンプレートに専用URLを貼る
応募者がクリックし、キャリア支援を受ける
10人紹介ごとに1人分の採用支援が無料になる

お祈りメール自動化の設定例


件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めましたが、今回はご期待に添えない結果となりました。

ただ、〇〇様のご経験と意欲を高く評価しており、
今後のご活躍を応援したく、弊社提携のキャリア支援サービスをご案内いたします。

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キャリアリレーでは、専任アドバイザーがキャリア相談を無料でサポートします。
株式会社〇〇  
採用担当

この1行をATSの自動メール機能に設定すれば、送信作業も完全自動化できます。

キャリアリレー導入による工数削減の効果

1. 不採用者対応の手間がゼロになる

キャリアリレーを自動メールに連携させれば、不採用通知送信の工数が完全になくなります。
さらに、応募者にとっても「誠実な企業」という印象を与えられ、ブランド強化にもつながります。

2. 採用コストの削減

不採用者10人の紹介で1人分の採用支援が無料となるため、採用コストを下げながら採用数を維持できます。

3. チーム全体の生産性向上

単純業務が減ることで、採用担当者は「採用戦略立案」や「人材定着施策」など、より価値の高い仕事に時間を使えるようになります。

採用担当者の声（導入企業事例）

「これまでお祈りメールの送信だけで1日1時間以上かかっていました。
キャリアリレーを自動連携してからは、ボタン一つで完了。応募者からも『誠実な対応で印象が良い』という声をいただいています。」 ― IT企業・人事責任者

「採用管理システムとキャリアリレーの併用で、採用工数を全体で約30％削減できました。
単なる自動化ではなく、“応募者との関係を保ちながら効率化”できる点が魅力です。」 ― 教育業界・採用担当者

まとめ：工数削減の先にある「採用の質」

採用担当者の工数削減は、単に時間を減らすことが目的ではありません。
本来注力すべき「良い人材との出会い」に時間を戻すための手段です。

採用管理システムで業務を効率化し、キャリアリレーで不採用者対応を自動化することで、
採用チーム全体が戦略的に動ける環境を整えられます。

お祈りメール1通から始まる採用DX。
工数を減らしながら「人の温かみ」を残す仕組みが、次の採用スタンダードになっていくでしょう。