不採用メール、どうする？ 応募者に誠実な印象を残す正しい送り方と活かし方

採用担当者にとって避けて通れないのが「不採用メール」。 しかし、どのような文面で送るべきか、どのタイミングで送るのがよいのか、悩む方も多いのではないでしょうか。 形式的な文面を送るだけでは、応募者の印象を悪くし、企業ブランドにも影響します。

本記事では、「不採用メールをどうするべきか」という実務的・心理的な視点から、書き方のコツや送信の注意点、そして“不採用メールを次につなげる方法”まで詳しく解説します。

なぜ不採用メールが重要なのか

不採用メールは単なる「選考結果の連絡」ではありません。 それは、応募者にとって「企業との最後のコミュニケーション」でもあります。

• ① ブランドイメージを左右する：不採用時の対応が丁寧な企業は“信頼できる”と感じてもらえる。
• ② 将来的な応募に影響：印象の良い対応で「また挑戦したい」と思ってもらえる。
• ③ SNS時代のリスク回避：対応が雑だと口コミやSNSでネガティブな発信につながることも。

つまり、不採用メールは“企業の人格を伝えるメッセージ”なのです。

不採用メールを送る前に考えるべき3つのポイント

① いつ送るべきか

結果が出たら、できるだけ早く送ることが基本です。 目安としては選考終了から3〜5営業日以内が理想。 遅れる場合は「選考に時間を要している旨」を一度伝えると、応募者への誠意が伝わります。

② どんなトーンで書くか

冷たい印象を避けるために、「感謝」＋「理由」＋「期待」の3要素を意識しましょう。

• 感謝：「ご応募いただき誠にありがとうございました」
• 理由：「慎重に検討の結果、今回はご期待に沿えませんでした」
• 期待：「〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます」

③ 誰の名前で送るか

可能な限り「採用担当者名」「人事部責任者名」を明記します。 会社名だけの署名よりも、人間味があり、信頼感が生まれます。

不採用メールのテンプレート例

ここでは、状況に応じた3パターンのテンプレートを紹介します。

① 一般的なフォーマル文面

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら今回はご期待に沿うことができませんでした。

ご多忙の中お時間を割いていただいたこと、心より感謝申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇  
採用担当　□□

② スタートアップ・ベンチャー向け（ややフランク）

件名：【選考結果のご案内】株式会社〇〇

〇〇様

このたびは弊社の選考にご参加いただき、ありがとうございました！

お話しできた時間を通じて、〇〇様の人柄やビジョンを知ることができ、大変刺激になりました。
今回は募集ポジションとのタイミングが合わず見送りとさせていただきましたが、
ぜひまた新しい機会にお話しできれば嬉しいです。

〇〇様のこれからのご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇  
採用チーム一同

③ 再応募を意識した文面

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

なお、〇〇様のご経験やお考えは弊社の方向性と非常に近く、
将来的に別ポジションでご一緒できる可能性を感じております。
今後の募集情報にもご注目いただければ幸いです。

〇〇様のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇  
採用担当　□□

不採用メールを“関係の終わり”にしない工夫

不採用メールを送った後も、企業としてできることがあります。 不採用者を「未来の候補者」として扱うことで、採用活動のROIを大きく高めることができます。

• ① 不採用者をCRMで管理：再アプローチできるようにデータベース化。
• ② 半年後に再接触：新しい募集やイベント案内を送る。
• ③ キャリアリレーで他社に紹介：採用できなかった候補者をパートナー企業に紹介し、紹介料を得る。

このように、不採用メールを「関係の終わり」ではなく、「関係の再設計」に変える企業が増えています。

不採用メールでやってはいけないNG例

1. 1. 無返信・放置：結果を伝えないのは最も悪印象です。
2. 2. 定型文の使い回し：誤字・宛名ミスは信頼を損ないます。
3. 3. ネガティブな表現：「スキル不足」「能力が合わない」などの直接的表現は避けましょう。

どんなに忙しくても、「誠実さ」＞「スピード」の姿勢を忘れずに。

不採用メールを“資産化”する考え方

近年は「不採用者をデータ資産として活用する」企業が増えています。 たとえば、キャリアリレーのような仕組みを活用すると、不採用者を他社に紹介し、採用されれば報酬を得られるモデルも存在します。

つまり、不採用メールの送信後にデータを整理し、「次のつながり」を作ることで、採用コスト回収＋ブランド強化が可能になります。

まとめ：不採用メールは“終わりの連絡”ではなく“未来への種まき”

不採用メールは、単なる事務連絡ではなく、企業の誠意を伝える最後の機会です。 丁寧な対応をすることで、候補者との関係は一度では終わらず、将来的な応募や紹介につながります。

さらに、不採用者をデータベース化し、CRMやキャリアリレーで再活用することで、採用ROIを最大化することができます。 採用の終わりを、次の始まりに変える――それが、今の時代の「不採用メールの正しい活かし方」です。