採用担当者の工数削減を実現する方法｜自動化とデータ活用で採用DXを加速

「毎日メール対応と日程調整で終わってしまう」「応募は多いのに採用数が増えない」──。
採用担当者が抱える最も大きな課題の一つが業務工数の多さです。採用活動はスピード勝負である一方、業務のほとんどが反復的な作業であり、人手に依存したままでは限界があります。
本記事では、採用担当者の工数を削減しながら、採用成果を最大化するための実践的な方法を紹介します。

採用担当者の工数が増える主な原因

採用業務は「クリエイティブな仕事」と思われがちですが、実際には約7割が定型・ルーティンワークです。以下のような要素が工数を圧迫しています。

• 応募データの手動入力・整理：媒体ごとのCSVインポートや重複削除などに時間がかかる。
• 面接日程の調整：候補者・面接官との複数往復メール。
• 面接リマインドや合否通知：人力で送るため抜け漏れが発生。
• 不採用対応：お祈りメール作成・送信に時間を取られる。
• レポート作成：媒体別効果や通過率の集計に手作業が多い。

このような業務が積み重なることで、採用担当者が本来注力すべき「候補者との対話」や「採用戦略立案」に時間を割けなくなります。

工数削減の鍵は「自動化」と「分業設計」

① 採用管理システム（ATS）の導入

ATSを導入することで、応募情報の自動登録・ステータス管理・面接調整までを一元化できます。
媒体連携やスケジュール同期を活用すれば、候補者データ入力時間を最大70％削減することも可能です。

② 面接日程の自動調整

候補者が自ら希望日時を選択できるセルフ予約型の仕組みを導入すれば、日程調整メールの往復をなくせます。
GoogleカレンダーやZoomと連携させることで、リンク発行まで自動化できます。

③ メール送信の自動化

応募サンクスメール、リマインド、合否通知などを自動化することで、対応の抜け漏れを防ぎながら担当者の時間を節約します。
特に、不採用通知（お祈りメール）の自動化は心理的・工数的負担を大きく軽減します。

④ 不採用者対応を「キャリアリレー」で自動化

不採用者対応は時間がかかるうえ、採用には直接つながらない“非生産的業務”と見なされがちです。
しかし、キャリアリレーを活用すれば、その不採用対応を「資産化」に変えられます。

キャリアリレーでは、企業が不採用者を10人紹介すると、1人無料で自社に合った人材を紹介してもらえる仕組みです。導入は簡単で、お祈りメールを専用テンプレートに置き換えるだけ。
これにより、不採用通知を自動化しながら、不採用データを外部ネットワークで活用し、採用コスト削減にもつなげることができます。

導入による定量的効果（平均値）

項目	導入前	導入後	削減率
応募データ入力	週6時間	週1時間	-83%
日程調整業務	週10時間	週3時間	-70%
メール送信	週5時間	週1時間	-80%
レポート作成	週3時間	自動レポート	-100%
不採用対応	週4時間	キャリアリレー連携	-100%

このように、採用プロセス全体で見れば、週20時間以上の削減も実現可能です。
担当者が複数名いる場合、年間で数百時間の業務削減に相当します。

採用DX成功企業の共通点

• 段階的導入：すべてを一気に自動化せず、効果が出やすい領域（メール・日程調整）から着手。
• データに基づく改善：KPIを設定し、媒体別・職種別に改善効果をモニタリング。
• 現場主導の運用：人事だけでなく、面接官・採用リーダーを巻き込み全体最適化。
• 候補者体験を最優先：自動化しても「人らしさ」を失わない設計。

工数削減の先にあるもの

採用担当者が本来すべきことは、「候補者と向き合う時間を増やすこと」です。
定型業務を自動化することで、採用担当者はデータをもとに戦略を立て、採用体験を改善し、より良いマッチングを生み出せます。

さらに、キャリアリレーを組み合わせることで、不採用者データまでもが新しい採用資産に生まれ変わります。
これにより、採用担当者の「作業工数削減」と「採用成果向上」を同時に実現できるのです。

まとめ｜工数削減は採用の質を高める第一歩

採用担当者の工数削減は、単に業務効率化のためではなく、採用の質を高めるための投資です。
応募管理・日程調整・不採用対応といった業務を自動化し、キャリアリレーでデータを循環させることで、採用担当者は「採るための時間」を取り戻せます。

採用DXの第一歩は、毎日の「当たり前」を変えることから始まります。まずは、日程調整やお祈りメールの自動化から取り組んでみましょう。それが、採用担当者にとって最も効果的な工数削減のスタートです。