不採用の流れを見直す──“落とす採用”から“繋ぐ採用”へ

採用活動では、すべての応募者を採用できるわけではありません。
しかし、多くの企業が見落としているのは「不採用の出し方」で会社の印象が大きく変わるということ。

この記事では、**「不採用の流れ」**をテーマに、
候補者にも企業にもプラスになる「理想的な不採用プロセス」を解説します。

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1. 不採用の流れ（一般的なプロセス）

まずは基本的な不採用の流れを整理してみましょう。

フェーズ	内容	改善ポイント
① 書類選考	応募書類を確認し、条件やスキルを比較	自動返信で受付完了を通知。応募者の安心感を作る。
② 一次面接	人柄・カルチャーマッチを確認	面接時に「結果連絡の目安」を必ず伝える。
③ 最終面接	条件やモチベーションを最終確認	面接後はできるだけ早く結果連絡（3日以内）を目指す。
④ 不採用連絡	メールまたは電話で通知	テンプレで終わらせず、「理由」や「今後の接点」を明示。
⑤ データ保存・再活用	不採用者情報をATS・シートで管理	「再アプローチ」「キャリアリレー」につなげる。

この中で特に差がつくのは、④不採用連絡と⑤データ活用です。
多くの企業はここを「単なる後処理」として終わらせていますが、
実はここにこそ“採用の改善余地”が眠っています。

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2. 不採用通知の理想的な流れ

🔹 ステップ①：不採用理由を社内で明確にする

候補者に説明できるレベルで「なぜ採用しなかったのか」を整理しましょう。

• 条件面（勤務地・年収など）
• タイミング（入社時期・枠の有無）
• 経験・スキルの差
• 他候補優先

💡これを明確にすることで、次回採用の改善ポイントにもつながります。

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🔹 ステップ②：不採用連絡のトーンを統一する

📩 理想のメール例：

件名：選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、今回はご期待に沿うことができませんでしたが、
面接を通して〇〇様のご経験・お人柄を知ることができ、大変貴重な時間をいただきました。

今後、条件やポジションが合致した際には、
改めてお声がけをさせていただければと存じます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇　採用担当 △△

ポイント：

• 「今回はご縁がなかった」だけでなく、「今後の関係性」を示す。
• 感謝と敬意を込める。
• 次回アプローチを見据えた文面にする。

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🔹 ステップ③：データベース（ATS・スプレッドシート）に登録

候補者データを残すことで、**“一度出会った人を再利用”**できます。

記録項目例：

• 名前／応募職種
• 不採用理由タグ（例：年収NG／条件ズレ／再応募希望）
• 再アプローチ可否
• コメント（良い点・気になった点）

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🔹 ステップ④：半年後フォロー or キャリアリレーに活用

• 半年後：「条件変更」「新ポジション」で再案内メールを送る
• 他社紹介：「自社で採用できなかったが優秀な人材」を信頼できる企業に紹介

これで、不採用者が**“次の採用母集団”**として機能します。

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3. 不採用フローを改善することで得られる3つの効果

効果	内容
① 採用コスト削減	不採用者DBから再応募・紹介が生まれるため、媒体費が減る。
② 採用スピード向上	書類選考済みの候補者を再活用でき、選考期間が短縮。
③ ブランド向上	丁寧な不採用対応が口コミで広がり、応募数が増加。

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4. 中小企業でもできる「不採用の仕組み化」

1. スプレッドシートで候補者一覧を残す
2. 不採用通知テンプレートを統一する
3. 「再連絡可否」をメールで確認する
4. 半年後リマインドをカレンダーに登録
5. 他社との“キャリアリレー”ネットワークを作る

これだけで、「落とす採用」から「繋ぐ採用」に変わります。

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5. まとめ：不採用の流れを変えれば、採用が強くなる

• 不採用連絡は、単なる終了ではなく“次の出会いの始まり”
• データを残し、再アプローチ・紹介に繋げる
• 不採用対応の質が、採用ブランドとコストを左右する
• 「丁寧に落とす会社」こそが、長期的に人が集まる会社